Riunione con lo staff

Struttura per riunione tra titolari e dipendenti con lo scopo di fissare un obiettivo comune e coinvolgere ed aumentare la collaborazione di tutti

Da fare dopo un corso di formazione in cui hanno partecipato tutti o un intervento motivazionale o non fatto da un relatore esterno o da qualcuno dell’azienda (imprenditore, titolare, manager, ecc.). E’ importante che siano stati presentati ed appresi, comunicati o condivisi dei concetti importanti che tutti dovranno in qualche modo mettere in pratica. 

Se vuoi fissare un obiettivo comune per esempio, dopo il primo incontro iniziale menzionato qui sopra (entro una settimana preferibilmente), suggerisco di organizzare un incontro con tutte le persone che sono state coinvolte nel corso per dare seguito e portare a maggiore concretezza, aumentare le possibilità di raggiungere un risultato collettivo.

In alternativa si potranno organizzare incontri con gruppi diversi, più piccoli o divisi per reparto, per avere la certezza di coinvolgere comunque tutti i collaboratori.

Fase 1 dell’incontro:

a. Introduzione: spiegare il motivo di questo meeting: battere il ferro finché è caldo e studiare insieme come mettere in pratica alcuni dei concetti appresi durante il corso con il manager, dirigente o relatore. “La porta è aperta” per iniziare un percorso di miglioramento tutti insieme. Adesso dobbiamo “entrarci” per sfruttare questa opportunità per concretizzare e inseguire l’obiettivo insieme.

Fase 2 dell’incontro:

Procedere utilizzando una lavagna a fogli mobili (in alternativa, basteranno dei fogli A3 che in ogni caso verranno appesi alle pareti intorno alla sala dell’incontro man mano che verranno completati i seguenti step (guidati da una figura senior (manager, imprenditore, dirigente, direttore, responsabile, ecc.), oppure da più di una persona che occupa uno di quei ruoli):

b. Punti di Forza come gruppo collettivo di collaboratori/dipendenti: l’obiettivo di questa sessione è di individuare insieme una lista dei punti di forza del team

(il leader della sessione scrive i punti sul primo foglio e, al termine della compilazione, lo appende al muro, con dei pezzetti di nastro adesivo, in modo che tutti possano leggerne il contenuto). Si gestisce questa sezione semplicemente coinvolgendo tutti e invitando chiunque a suggerire un punto di forza del team. 

E’ importante coinvolgere tutti ed evitare che siano sempre gli stessi a parlare, mentre gli altri stanno in silenzio. Infatti se il team consiste in più di 6 persone, suggerisco di far lavorare in gruppi piccoli in modo da evitare che sempre i soliti parlino. Quando i gruppi sono piccoli, le persone timide sono costrette a parlare, che deve essere necessariamente uno degli obiettivi principali da raggiungere in questo lavoro.

b. Complimentarsi con il team per i punti di forza elencati: 

(piccolo dettaglio importante) il leader e le persone senior del team possono complimentarsi con i collaboratori riguardo ai punti di forza, cioè per le cose che il gruppo fa bene e per le quali possono essere contenti… della serie: “Avanti così!”

E’ importante soffermarsi un po’ per dare enfasi alle cose che il team fa molto bene e che sono importante per il successo dell’azienda.

c. Punti da Migliorare come gruppo/staff collettivo:

allo stesso modo con cui si sono individuati i punti di forza è il momento di elencare i punti da migliorare, cioè quelli che il team ritiene siano da migliorare (appendere anche questa lista al muro)

d. Identificare insieme il punto da migliorare più importante ed urgente la cui risoluzione potrebbe aiutare il team a fare un salto di qualità (scrivere sul terzo foglio e appendere al muro). Massimo due punti! Non di più.

e. Fissare obiettivi di gruppo:

  • identificare i concetti affrontati durante il corso di formazione fatto insieme o durante la sessione con il dirigente dell’azienda o titolare che il team deve approfondire e che potrebbero aiutare il team a migliorare quel aspetto da migliorare in particolare scritto sul foglio (scrivere la lista dei concetti appresi nel corso con e appenderli al muro)
  • facendo riferimento a tutti i fogli appesi alle pareti, quindi in base a quanto detto fino a questo punto, insieme si fissa un obiettivo da raggiungere come team comunicando che a tutti sarà chiesto un contributo per raggiungerlo.

Raccogliere il contributo che i vari uffici avranno dichiarato, scrivere la lista su un foglio e appenderlo al muro: quindi obiettivo collettivo e contributi che i singoli uffici/reparti (commerciale, amministrazione, direzione, ecc.) dovranno fornire per raggiungerlo.

f. Monitoraggio:

  • identificare dei momenti di confronto (quanti, ogni quanto e oggetto: che cosa si vuole tenere monitorato) per verificare che tutto lo staff rimanga focalizzato sull’obiettivo e che il percorso stia procedendo secondo i piani prestabiliti.
  • una volta identificati gli step di monitoraggio, bisogna individuare una persona (non di più) all’interno di ogni reparto / ufficio che sarà responsabile del raggiungimento dell’obiettivo dichiarato dal team di cui fa parte.
  • suggerisco di organizzare delle riunioni ogni 15/30 gg tra i responsabili e i titolari, per parlare dell’andamento di quanto concordato come obiettivo, e per aggiustare il tiro, se necessario.

In altre parole si decide come tener vivo l’entusiasmo per raggiungere l’obiettivo in modo che non finisca per cadere nel dimenticatoio.

Timing: in 60 / 90 minuti si dovrebbe riuscire a fare tutto.

Questo è solo un piccolo assaggio delle attività previste in un percorso di Strategic Leadership. 

The Roadmap: due giorni intensi trascorsi con te ed il tuo staff, in un percorso guidato da Anthony Smith, in cui vedrai interagire tutti i membri del tuo staff in modo costruttivo. Lo staff da coinvolgere è costituito dai manager di prima linea (max 10 persone) che riportano direttamente al titolare.

Clicca qui per prendere un appuntamento telefonico con un membro dello staff di Anthony Smith.