MANCATO RISPETTO DELLE REGOLE E DIPENDENTI DEMOTIVATI…

La Comunicazione Aziendale

 L’organizzazione, soprattutto nelle aziende di un certo livello, è davvero fondamentale! Un mancato rispetto delle regole in azienda è un indice molto chiaro di una serie di problemi organizzativi e non solo. Poche regole, poco chiare e senza nessuno con il compito di controllare che vengano rispettate, sono la principale CAUSA dell’indebolimento delle dinamiche interne, di malumori, perdite di tempo, inefficienza e demotivazione dei dipendenti. Quando parlo di “regole” mi riferisco a tutte quelle procedure aziendali, ai metodi di lavoro, alle direttive etiche e anche alle regole vere e proprie che in azienda dovrebbero essere rispettate DA TUTTI. Troppo spesso si tende a pensare che sia “normale” che non tutti si comportino come richiesto e non seguano alla lettera le regole imposte; di conseguenza manager e responsabili non le fanno rispettare. Oppure c’è qualcuno tra i responsabili che inizialmente è molto fiscale e fa rispettare le regole ai membri dei suoi reparti, ma poi, vedendo che gli altri colleghi responsabili non lo fanno, smette anche lui. Il rispetto delle regole così va nel dimenticatoio. Capire se anche nella tua azienda ci sono persone sregolate e che rifiutano le regole imposte è molto semplice. Poniti queste semplici domande: Innanzitutto…le regole e le procedure sono chiare per tutti? Hai mai provato a chiedere ai tuoi collaboratori se le regole vigenti risultano chiare a tutti? Le procedure aziendali vengono svolte tranquillamente e senza intoppi? Ci sono manager e responsabili o forse l’imprenditore stesso che sono costretti  ad intervenire continuamente e molto spesso ad innervosirsi a causa di negligenza o errori? I manager e responsabili finiscono  per essere eccessivamente tolleranti verso l’inefficienza dovuta al mancato rispetto delle regole? Se ti ritrovi in alcuni degli aspetti appena elencati forse non c’è nella tua azienda una buona procedura per garantire il rispetto delle regole. Il mio consiglio? Non sottovalutare il problema! Sono molti, e anche particolarmente gravi, gli effetti negativi che possono scaturire a causa di regole non chiare. Una scarsa produttività dell’azienda e un fatturato inferiore rispetto alle potenzialità aziendali sicuramente sono tra questi. Un’eccessiva confusione interna, data appunto da una mancata disciplina, non fanno altro che andare a minare anche la motivazione dei dipendenti e l’immagine del manager stesso e dell’azienda che tollera la situazione senza porvi rimedio.

Le cause dell’Indisciplina

Perché io possa aiutarti nella risoluzione di questo problema e far sì che il fatturato vada in crescita così come anche la produttività e che tu possa essere circondato sempre più da dipendenti motivati e diligenti, è necessario analizzare il problema e risalire alle cause scatenanti.

  1. Molto spesso è il manager stesso il vero problema. Una formazione inadeguata della classe dirigente può far sì che i manager non abbiano le competenze necessarie per gestire il personale e far rispettare le regole aziendali. La debolezza caratteriale di alcuni manager può creare difficoltà nell’affrontare le personalità troppo forti oppure dare vita a trattamenti diversificati tra collaboratore e collaboratore in base alla loro affidabilità agli occhi del capo.
  2. Le Regole sono poche. Le regole non devono essere troppe, altrimenti l’ambiente di lavoro risulterebbe soffocante, ma non devono nemmeno essere troppo poche. Serve chiarezza nella definizione degli orari di lavoro, ad esempio, e sulle pause. Le procedure da seguire e il modus operandi devono chiari e rispettati da tutti. Non può esistere che ognuno si comporti come vuole o come ritiene più opportuno al riguardo.
  3. Mancato monitoraggio del lavoro. Flussi operativi, processi e procedure non sono monitorati né ben definiti e quindi non ci sono sufficienti indicatori per tener monitorato l’operato quotidiano aziendale.
  4. Una mentalità sbagliata. Si tende a pensare che situazioni del genere siano la norma o, ancor peggio, inevitabili in azienda e che quindi non abbia senso regolamentarle.
  5. Mancanza di accountability in azienda. La mancanza di cultura per cui le persone non vengono considerate le dirette responsabili di ciò che fanno.
  6. Manager senza polso. Una scarsa imposizione del manager in azienda per far sì che le regole vengano rispettate da tutti.
  7. Paura di esagerare. Spesso si teme che l’eccesso di regole rischi di facilitare l’uscita dei collaboratori o di lederne la motivazione personale…ma è esattamente il contrario!
  8. Manager insicuro. Paura, da parte del manager, nel far rispettare le regole date anche dai collaboratori dai temperamenti più forti. Un manager insicuro e senza polso, ma con molte altre qualità, non è obbligatoriamente una personalità non adatta a “fare il capo”, a volte basta avere qualcuno disposto ad insegnargli come fare, a spiegargli le basi di una buona comunicazione e gestione dell’azienda e dei caratteri più difficili al suo interno.
  9. Scarso o inefficiente dialogo coi collaboratori e comunicazione poco chiara.E’ una delle cause principali. Il manager/l’imprenditore pensa di essere chiaro a comunicare o pensa che i suoi collaboratori debbano capire, ma in realtà, la sua comunicazione non è affatto chiaro.

Ecco alcuni consigli per avere dipendenti più motivati grazie ad un regolamento aziendale.

  1. Per porre rimedio a una situazione in cui ci sono poche regole o in cui le regole non vengono rispettate a questa situazione e stabilire regole chiare e idonee al tuo scopo e per mantenere l’ordine in azienda, è innanzi tutto di iniziare a disegnare i flussi operativi e monitorare le relative procedure, creando dei KPI’S (indicatori). Questo ti aiuterà a iniziare a chiarire le tue aspettative nei confronti dei collaboratori.
  2. Come secondo punto mettiamo la creazione di KPI’s da inserire all’interno dei flussi operativi. Ti aiuterà a monitorare da lontano l’efficace dei flussi e capire se le persone stanno lavorando come concordato.
  3. Dopo l’inserimento di KPI’s, adesso puoi creare schede di valutazione per ogni collaboratore che lavora all’interno del singolo flusso. Nelle schede sono elencati obiettivi, mansioni e competenze/caratteristiche personali. E’ consigliabile coinvolgere anche il collaboratore nella creazione della sua scheda.
  4. Adesso sei pronto a prepararti per il colloquio di valutazione con il collaboratore. E’ una fase importante perché se condotto bene, il colloquio avrà i suoi frutti, tradotti in un collaboratore più consapevole dei suoi pregi e difetti e più motivato a migliorare. Se invece il colloquio è condotto male, potrebbe avere gravi conseguenze.
  5. Dopo una adeguata preparazione, puoi incontrare il collaboratore in un bel colloquio di confronto costruttivo condotto secondo una struttura provata.
  6. Alla fine del colloquio si definisce un piano di sviluppo con il collaboratore che punta ad un suo miglioramento.
  7. L’ultimo pezzo del puzzle è il Follow-Up per assicurare che quello che è stato detto e concordato nel colloquio avrà un seguito.

Come fare? Te lo spiego anche nel mio video corso “Come voglio io”. Se la questione per te in azienda è urgente e hai bisogno di una mano, mi rendo disponibile a fare un primo passo insieme in un bel check-up personalizzato della tua azienda per fare un’analisi della vostra gestione (insieme al tuo management team) e mettere giù i passi per migliorarla. capire dov’è l’errore e per accontentare le tue esigenze e permettimi di risolvere al meglio ogni tuo problema! Contattami! Non vedo l’ora di aiutarti! A presto. AS