BASTA RIUNIONI INUTILI!

9 Semplici Regole Pratiche per Fare Riunioni Proficue

Sappiamo che le riunioni di lavoro sono molto importanti. Troppo spesso però sono viste come una
perdita di tempo proprio perché mal gestite. Riunioni ben organizzate ottimizzano la gestione del
tempo e quindi anche delle risorse umane aiutandoti a migliorare la produttività e l’efficienza
dell’azienda, oltre che ad alleviare i livelli di stress. Quando si lavora meglio, tutti sono più
tranquilli. Per introdurre l’argomento, ti racconto una scena a cui mi è capitato di assistere davvero
molte volte all’interno delle aziende.

Hai Già Visto Questo “Film”?

La riunione è in programma per le 10:00. Maria spacca il minuto come sempre ma quando arriva
non c’è nessuno. Aspetta 5 minuti e non vedendo arrivare nessuno lascia la sala riunioni per
radunare i colleghi. Mentre lei è in giro, Giuseppe arriva in sala riunioni e non vedendo anima viva
accende il computer e inizia a lavorare. Dopo un po’ arriva anche Michele che, vedendo Giuseppe
impegnato al computer, pensa bene di fare una telefonata. A quel punto torna Maria, insieme a
Francesca, e insieme aspettano che Giuseppe invii l’email e che Michele finisca la telefonata. Alla
fine, la riunione inizia alle 10:15 anziché alle 10:00.

Giuseppe dovrebbe gestire l’incontro, ma come al solito non è preparato. Dicendo di non aver
avuto tempo, tenta di improvvisare. Michele è scocciato: non capisce come mai ci deve essere
anche lui, e Francesca sta già guardando l’orologio, pensa alla mole di lavoro che la aspetta sulla
scrivania.

Nessuno poi si preoccupa di prendere nota di ciò su cui si è discusso, delle decisioni prese, dei
compiti assegnati ai singoli o del timing delle attività concordate. Visto che la riunione procede a
singhiozzo, Francesca ne approfitta per proporre a Michele un tema estraneo alla riunione.
Introduce l’argomento con un monologo che dura 10 minuti. Maria, che non è direttamente
coinvolta nella discussione tra Francesca e Michele, ne approfitta per rispondere a un messaggio
sul cellulare. Giuseppe, che tra l’altro non aveva mai chiuso il suo computer, a quel punto decreta
la conclusione della riunione. Sono le 11:00 e tutti i partecipanti se ne vanno con le idee più
confuse di prima. In altre parole, non è proprio chiaro chi deve fare cosa ed entro quando!

Ho estremizzato la situazione in questo racconto, ma neanche poi così tanto, credo! Dico questo
come scusa per introdurre l’argomento della “gestione delle riunioni aziendali”.

Eccoti 9 semplici accorgimenti per rendere efficaci ed altamente produttive tutte le riunioni
aziendali.

1. Fissare un Obiettivo Chiaro.

In altre parole, a che cosa serve veramente questa riunione? Consiglio di capire bene qual è l’esito
concreto che si desidera ottenere ben prima di convocare la riunione.

Innanzitutto sapere quale obiettivo si vuole perseguire è il modo migliore per capire come
raggiungerlo. Questo vale per qualsiasi obiettivo, non solo per quelli inerenti alle riunioni. Ho perso
il conto ormai di tutte le riunioni a cui ho partecipato e che sono partite senza condividere un
obiettivo. Quando manca questo importante aspetto, per quanto possa sembrare banale, si rischia
di perdere tempo e dover sopportare interventi che non sono utili per sfruttare il prezioso tempo
che si passa insieme.

Questa chiarezza ti aiuta a capire nello specifico:

• di cosa dobbiamo parlare;
• chi deve parlare o intervenire e chi no;
• che cosa deve dire chi interviene;
• per quanto tempo si deve intervenire;
• quanto tempo dedicare ad eventuali domande o discussioni esterne,
• qual è l’esito che si desidera ottenere da ogni intervento o argomento trattato.

Avere le idee chiare ti aiuta inoltre a capire quali altri interventi esterni al palinsesto possiamo
accettare o meno, a seconda di chi li propone e di che natura essi siano.

Tutto questo ci serve per non perdere di vista l’obiettivo finale. Non voglio dirti ovviamente di
ignorare gli input degli altri presenti, ma che ogni cosa ha il suo tempo e che, privatamente, il
manager dovrebbe poi organizzare altri piccoli incontri finalizzati ad ogni singolo scopo.

2. Nomina un Gestore della Riunione.

Come ad una grande tavolata di commensali, è necessario che ci sia qualcuno che si sieda a
“capotavola” e che gestisca la riunione, che lanci gli argomenti e blocchi sul nascere le inutili
divagazioni ed eventuali conflitti tra le personalità più forti. Serve qualcuno che tenga le redini della
situazione, che faccia sì che la riunione risulti funzionale per tutti e non che qualcuno ascolti
argomentazioni nelle quali non ha nessuna facoltà di intervenire. Tra le sue mansioni c’è anche il
ruolo del “timekeeper”: scandire i tempi, gli argomenti e garantire ordine e chiarezza durante il
meeting. In più dovrà limitare o addirittura non permettere interventi che non sono inerenti
all’obiettivo dell’incontro. Succede troppo spesso che durante una riunione aziendale qualcuno
voglia approfittare del fatto che ci siano tutti, per presentare una sua questione o problematica
nella speranza che qualcuno possa aiutarlo. Della serie, “visto che ci siete anche voi, volevo
chiedervi…” In questo caso il problema è che:

• si perde tempo e si perde di vista l’obiettivo principale;
• si allunga inutilmente la riunione;
• spesso la maggior parte dei partecipanti non ha nulla a che fare con la nuova tematica introdotta e quindi sta perdendo tempo.

Insomma tra tutte le sue mansioni quella principale del “gestore della riunione” è di aiutare tutti a
rimanere focalizzati sull’obiettivo finale.

Se non hai mai provato a mettere in pratica ciò che ho scritto finora, immagino che potresti
pensare: “sì ma Anthony, non è facile!” Se mi dicessi così, ti risponderei ovviamente che “si, hai
ragione”, ma, allo stesso tempo, ti direi anche che il modo ottimale per migliorare la gestione delle
tue riunioni è sicuramente facendone! Ti direi anche che “se fosse facile, allora non avresti bisogno
di leggere questo articolo e io non avrei motivo per scriverlo. Giusto? :-)” Andiamo avanti.

3. Insisti Sulla Puntualità e Sii un Esempio!

Nella mia esperienza in azienda ed anche lavorando come Business Coach ho imparato che una
grande parte della perdita di tempo viene dal fatto che si debba sempre aspettare l’arrivo dei
ritardatari prima di iniziare una riunione o che si debbano ripetere più volte gli stessi concetti per
“aggiornare” i ritardatari che si sono persi un pezzo.

Come in un qualsiasi incontro, volto a convogliare più persone contemporaneamente in un luogo
specifico, non solo è necessario stabilire un orario preciso, ma soprattutto fare in modo che tutti lo
rispettino! È sempre molto complesso riuscire a trovare un orario e una data che vadano a genio a
tutti. Proprio perché siamo tutti impegnati, arrivare in ritardo è una mancanza di rispetto nei
confronti di chi invece rispetta gli orari prestabiliti. Ma c’è un’altra cosa importante da considerare:
il continuo ritardo dei dipendenti e collaboratori all’appuntamento è colpa di un Capo che non
pretende il rispetto di tutti.

4. Scegli Sempre lo Stesso Giorno e Orario (Per Riunioni Periodiche).

Certe riunioni aziendali sono periodiche, cioè hanno luogo settimanalmente o mensilmente. Se ti è
mai capitato di dover far tirar fuori i calendari ad almeno sette persone al termine di una riunione
per riuscire a fissare la data del prossimo incontro, saprai bene che ciò è tutt’altro che facile!

Quando ero dirigente, facevamo uno staff meeting tutte le settimane. L’orario lo sapevano già tutti:
lunedì mattina alle ore 9.00 in punto. Niente scuse per gli assenti. Chi per qualche motivo, in via
veramente eccezionale, non poteva essere presente, non solo doveva far autorizzare la sua
assenza in anticipo dal capo, ma doveva anche provvedere a farsi sostituire da uno dei suoi
subordinati.

Il fatto che tutti sapessero in anticipo luogo e data faceva si che non ci potessero essere davvero
scuse!

Oltretutto in ambito lavorativo, dato che stiamo tutti lavorando, la puntualità in questo caso è anche
una questione di rispetto non solo verso i nostri colleghi ma anche verso l’azienda stessa e di
conseguenza, quindi, anche verso il nostro lavoro ed impegno quotidiano.

E’ troppo difficile mettere tutti d’accordo su un’unica data. Più sono le persone coinvolte, più è
difficile. Quindi consiglio di scegliere sempre lo stesso giorno e orario per questo tipo di riunione.

5. Instaura Delle Regole Per Ridurre Le Distrazioni.

Nell’esempio di prima, Giuseppe aveva il computer aperto e mandava delle mail durante la
riunione (come se fosse l’unico ad avere altro da fare!). Se sono tollerati questi tipi di
comportamenti, è poco ma sicuro che le cose non miglioreranno.

Durante le riunioni nella mia azienda, sia quando ero direttore vendite Italia con il mio capo
direttore generale come superiore, sia quando ero io stesso a convocare le riunioni con i miei, non
era assolutamente tollerato che si mandassero messaggi, si rispondesse al telefono o si avesse il
computer aperto. Ti dico di “NO!” per diversi motivi: perché è una mancanza di rispetto per chi
parla e perché se tutti sono concentrati è più probabile che la riunione si concluda più in fretta e
con migliori risultati con tutti focalizzati sull’obiettivo della riunione.

Ovviamente, il primo a dover rispettare questa regola è il capo o chi gestisce la riunione per dare il
buon esempio. Oltretutto, consiglierei di far si che questa diventi una vera e propria “cultura
aziendale” da applicare in qualsiasi riunione.

6. Invitare a Partecipare alla Riunione Solo Persone che hanno un Motivo Per Essere Presenti.

Un’altra fonte di perdita di tempo durante le riunioni aziendali è che troppo spesso vengono
costrette a partecipare persone che non hanno un vero motivo per essere presenti. Di
conseguenza queste si annoiano, non sono motivate a partecipare e tu, come capo del reparto, ci
perdi in produttività. Quelle stesse persone, inutilmente presenti alla riunione, avrebbero infatti nel
mentre potuto fare altro e portare avanti il loro lavoro.
Pensaci.

7. Assicura il Follow-Up della Riunione.

Qualcuno dovrà occuparsi della redazione o della distribuzione del verbale di riunione, per tenere
traccia di quanto concordato.

Dopo ogni incontro con il mio socio, qualcuno mi redige un “meeting report” in modo da ricordarci
tutto quello che abbiamo deciso, chi deve fare cosa ed anche entro quando.
In azienda come dirigente facevo la stessa cosa. A volte, come Country Managing Director della
Levi’s Strauss, facevo prendere nota alla mia assistente. Altre volte, sennò, se ne occupava
qualcun altro dello staff.

Quando lavoro con i miei clienti in un percorso di Strategic Leadership, facciamo riunioni mensili in
cui insisto che prendano nota. A volte sono i soci stessi che se ne occupano a turni. A volte è
invece sempre la stessa persona a farlo. In ogni caso suggerisco vivamente di redigere un meeting
report per le riunioni e distribuirlo poi a tutti i presenti.

Altra fonte di spreco di tempo è il non ricordarsi di quanto concordato. Ciò comporterà
inevitabilmente che qualcuno dovrà rispiegarlo a chi se ne è scordato. Oppure, ancora peggio, si
arriverà alla prossima riunione e, chi avrebbe dovuto occuparsi di un certo aspetto, non l’avrà fatto
e quindi il tutto si posticiperà di un’altra settimana.

Importantissimo è prevedere sempre un Follow-up dell’incontro, responsabilizzando i partecipanti
direttamente coinvolti e monitorando lo stato di avanzamento delle attività decise durante il
meeting. I Manager presenti alla riunione dovranno poi occuparsi di riportare le decisioni prese ai
relativi reparti e, cosa più importante, far sì che queste vengano rispettate!

8. Fai Fare delle Riunioni a Cascata.

Una parte importante del follow-up di una riunione in azienda è la condivisione. Troppo spesso i
manager “ai piani alti” tengono le informazioni per sé, dimenticando che un modo semplice ed
efficace per motivare i propri collaboratori è proprio quello di tenere tutti aggiornati sull’andamento
dell’azienda. Questo dà un senso al lavoro di tutti, invece di chiedere alle persone di svolgere dei
compiti e basta.

Ancora una volta propongo un esempio di quando ero in azienda io. Dopo lo staff meeting delle
9.00 tutti i Lunedì, noi manager facevamo altre riunioni con i nostri sottoposti. Uno, per aggiornarli
sull’esito dello staff meeting e due, per trattare argomenti importanti per i nostri rispettivi reparti.

Incoraggio i miei clienti a fare la stessa cosa. Il risultato è che dipendenti e collaboratori
apprezzano sempre di essere tenuti al corrente di tutte le novità. Queste riunioni regolari aiutano
inoltre anche a tener monitorate tutte le attività in essere.

Un altro vantaggio è che, così facendo, si diminuiscono i momenti di imbarazzo; non è affatto bello
infatti quando un collaboratore scopre qualcosa, che avrebbe dovuto sapere dal proprio
responsabile o da un collega, da un membro di un altro reparto. O peggio ancora, da un cliente!
Così si evita anche di dover spiegare la stessa cosa cinque volte a cinque persone diverse. In
questo modo la si spiega una volta sola per tutti.

9. Confrontati con le Persone “Problematiche” Prima della Riunione.

Sarebbe bello se a tutte le riunioni partecipassero solo persone positive, che collaborano, che
sono preparate, che sanno comunicare con sintesi e chiarezza e che sono propositive. Purtroppo
però non è così e spesso ci tocca gestire riunioni aziendali con persone talvolta logorroiche,
polemiche, non preparate o altro. Ci sono anche spesso persone dal carattere molto forte che, se
lasciate andare, rischiano di monopolizzare la riunione e forse anche trascinare gli altri su una
strada di pensiero opposta rispetto a quella che vorresti che prendessero.

Per questo motivo consiglio di fare qualcosa che anche io ho dovuto fare talvolta come manager:
confrontare le persone dalla forte personalità prima della riunione;
ribadire alle persone che abitualmente non sono preparate, quali sono le tue aspettative e se
necessario chiedergli di vedere il loro compito o intervento in anticipo. Solo così sarai sicuro che
sarà tutto pronto al momento del meeting;
essere chiaro con quel collaboratore sempre polemico e “rompiscatole” ricordandogli che da lui
esigi positività e che non tollerai più il suo approccio negativo. Digli che quello che cerchi sono
soluzioni e che, se non è in grado di fornirne, allora può tacere. Altri commenti non sono graditi.

Questi sono solo un paio di esempi su come affrontare le persone problematiche prima di una
riunione per diminuire le distrazioni il più possibile ed assicurarsi che tutto proceda liscio.

In ogni caso e soprattutto per argomenti delicati o che pensi possano essere difficili da capire o da
digerire ai partecipanti della riunione, consiglio di pensarci bene prima a come spiegare
l’argomento in modo chiaro e sintetico senza dare per scontato che tutti capiranno la tua
comunicazione. Prenditi cinque minuti per farti la domanda, “se lo spiego in questo modo, cosa
penserà quel collaboratore che abitualmente non sposa i concetti nuovi e che non abbraccia il
cambiamento? Che cosa dirà? Che obiezione porrà? E quale sarà la mia risposta. Ecc., ecc., ecc.
In questa maniera sarai più preparato e ti sentirai più sicuro.

Conclusioni

Queste e molte altre raccomandazioni ti saranno utili nella gestione delle riunioni aziendali, per
ottimizzare il tuo tempo ed il tuo lavoro come Manager, per ottimizzare il lavoro dei tuoi
collaboratori ed aumentare l’efficienza della tua azienda o del reparto che gestisci.

Io sono qui per aiutarti nella gestione disciplinata di un’azienda funzionale, riducendo così al
minimo stress inutili e perdite di tempo, finalizzando i tuoi investimenti di tempo e denaro verso la
piena realizzazione dei tuoi obiettivi.
E te lo dico proprio perché è vero… il tempo è denaro!

Quante volte sei uscito da una riunione pensando di aver solo perso tempo?
Quante volte hai pensato di non essere in grado di riassumere in pochi punti gli argomenti trattati e
le rispettive soluzioni scelte per i problemi riscontrati?
Quante volte le riunioni sono state solo di intralcio e una perdita di tempo per il tuo lavoro?
Se ti capita di porti le stesse domande e non pensi di essere in grado di risolvere la situazione da
solo, forse hai bisogno di aiuto. Se non ci riesci, non avercela con te stesso. Forse si tratta
semplicemente del fatto che nessuno te l’ha mai insegnato.

Spero di esserti stato d’aiuto con questo breve elenco di suggerimenti su come gestire al meglio le
riunioni. Se hai bisogno di altri suggerimenti, per esempio, come gestire nello specifico le tue
persone, ti invito o a cliccare qui per fissare un appuntamento telefonico con Anthony Smith o qui per vedere se uno dei video corsi potrebbero esserti d’aiuto per gestire al meglio le tue risorse umane
e la tua azienda. Oppure leggi uno dei miei libri che troverai lì per scoprire tutti i SINTOMI
D’ALLARME per un Management check-up.

Anthony.